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Kommunikation am Arbeitsplatz

Anwendungen wie Slack, Microsoft Teams oder Mattermost versprechen eine effizientere Kommunikation am Arbeitsplatz. Doch was bedeutet das im digitalen Zeitalter überhaupt? Dass wir möglichst viele Daten und Informationen in kürzester Zeit austauschen? Dass wir Nachrichten sofort beantworten? Denn wird zu früh auf den „Senden“-Button gedrückt, beschleicht einen manchmal das Gefühl der Unsicherheit: Werden meine Vorgesetze oder der Kollege meine Nachricht richtig auffassen? Wäre es vielleicht besser gewesen, die Nachricht zweimal zu lesen, anstatt sie schnellstmöglich abzuschicken? Prof. Dr. Peter Michael Bak lehrt Wirtschaftspsychologie an der Hochschule (HS) Fresenius in Köln und forscht zur Kommunikation am Arbeitsplatz. Er sieht Chancen, aber auch Risiken in der digitalen Kommunikationskultur.

Herr Bak, hat die Kommunikation Einfluss auf die Produktivität im Unternehmen?
Ganz sicherlich und das in ganz umfassender Art und Weise. Die neuen Möglichkeiten wie beispielsweise Slack machen Vieles einfacher, schneller, direkter. Das ist ein riesiger Vorteil, wenn ich flexibel und schnell reagieren muss. Das Thema der Agilität, was derzeit in aller Munde ist, ist ohne diese Kommunikation nicht denkbar. Zu viel Kommunikation kann aber die Produktivität auch stören, wenn dadurch etwa Arbeitsabläufe permanent unterbrochen oder neu ausgerichtet werden. Ständige Optimierung führt am Ende und notwendigerweise zu Ergebnislosigkeit, weil das Ziel, schon bevor es erreicht wurde, schon längst durch ein anderes ersetzt wurde.

Agilität bedeutet flexibel und darüber hinaus proaktiv, antizipativ und initiativ zu agieren, um notwendige Veränderungen herbeizuführen. Insbesondere die Flexibilität birgt aber die Gefahr, dass eine ständige Erreichbarkeit uns mit Informationen überflutet. Kann zu viel Information uns unproduktiv machen?
Zunächst einmal sitzen wir glaube ich einem Irrtum auf, nämlich, dass viel Informationen gleichsam bedeutet, besser informiert zu sein. Das Gegenteil ist der Fall. Vor lauter Bäumen sehen wir den Wald nicht mehr. Wenn die Auswahl zu groß ist, dann eilt man von einer Information zur nächsten und hat am Ende zu wenig Zeit, um sich mit dem Inhalt zu beschäftigen. Statt Hunderte von Überschriften zu überfliegen, wäre es häufig gewinnbringender, ein Buch von Anfang bis Ende zu lesen. Es ist wirklich paradox: Aus Angst etwas Wichtiges zu verpassen, verpassen wir es am Ende tatsächlich. Und es kommt noch etwas dazu: Das Informationsangebot setzt uns permanent unter Druck. Wir kommen gar nicht mehr zu Ruhe, sondern sind ständig in Alarmbereitschaft. Wichtige Ruhepausen und Phasen der Langeweile, in denen sich die Information setzen kann und wir den Sinn und die Zusammenhänge besser verstehen könnten, gibt es nicht mehr. Denn auch unsere Pausen verbringen wir häufig vor und mit Medien, also erneut mit neuen Informationen. Das kann sich dann in der Tat negativ auf unsere Produktivität auswirken.

Wie können wir uns dagegen wappnen?
In gewisser Weise verursacht die Informationsflut ein Chaos. Was ist wichtig? Was ist nützlich? Was ist echt? Information führt hier nicht zu mehr Wissen und Sicherheit, sondern im Gegenteil zu Hilflosigkeit, Überforderung und Unsicherheit. Je nachdem, welche Arbeit ich zu verrichten habe, können klar kommunizierte Aufträge und Anweisungen tatsächlich hilfreich sein und wieder für Ordnung und Sicherheit sorgen. Wichtiger erscheint mir jedoch ein anderer Punkt. In gewisser Weise entfernt uns das Informationsangebot von uns selbst. Wenn wir vor einem Problem stehen, suchen wir sofort nach der fertigen Lösung im Netz, anstatt selbst darüber nachzudenken, ob wir mit dem Wissen und den Kompetenzen, die wir bereits haben, das Problem nicht selbst und sofort lösen können. Wir verlieren unsere Selbständigkeit und üben uns nicht darin, eigene Lösungen zu finden. {…}

Wie schaffe ich eine solche Kommunikationskultur im Unternehmen, in der jeder klar kommunizierte Aufträge erhält und auf seine eigenen Kompetenzen vertrauen kann? Gibt es überhaupt die ideale Kommunikationskultur?
Es ist natürlich schwer, hier etwas Allgemeingültiges zu sagen. Mir scheint es aber so, dass wir hin und wieder eine Ziel-/Mittel-Verkehrung begehen. Wir nutzen all die schönen Kommunikationsmittel, weil sie da sind, weil es so praktisch und schnell ist. Manchmal wäre es da angebracht, erst zu überlegen, was denn da kommuniziert wird und was davon wirklich wichtig und bedeutsam ist. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber von den Hunderten von Mails, Kurznachrichten und anderen Informationen, die mich tagtäglich erreichen sind maximal eine Handvoll wichtig. Den Rest kann ich getrost vergessen. Nur leider muss ich diesen Berg an Nachrichten erst einmal lesen, zumindest kurz überfliegen. Was für eine ungeheure Ressourcenverschwendung!

Vollständige Quelle: HS Frenius