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WiR#digital: Interne Kommunikation im Wandel

Wettbewerbsvorteil durch Enterprise Social Networks

Am 06.07.2020 fand zum zweiten Mal das Format „Wissenschaft im Rathaus“ online statt. Prof. Dr. Holger Sievert von der Hochschule Macromedia in Köln stellte Erfolgsfaktoren sozialer Intranet-Plattformen in deutschen Unternehmen vor und hinterfragte, was es für die Mitarbeitenden bedeutet, wenn sich die interne Kommunikation so fundamental verändert.

Strukturveränderungen
Die mediale Kommunikation (Web 2.0 und Web 3.0) verändert grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren und handeln. Lange Zeit blieb die interne Kommunikation klassisch, beispielsweise über Printprodukte oder ein Intranet – primär, eine Kommunikation von oben nach unten. Doch mittlerweile wird die klassische Kommunikation zunehmend durch eine interaktive Mediennutzung abgelöst: Es wird dokumentiert, kommentiert und präsentiert. Durch Corona wird dieser Prozess in Unternehmen derzeit beschleunigt. Das Arbeiten im Homeoffice beispielsweise macht plötzlich einen internen, querverlaufenden Austausch notwendig und möglich. Grenzen und hierarchische Strukturen werden mitunter aufgebrochen.

Chancen und Potenziale

Heutzutage führen immer mehr Firmen integrative und umfassende Enterprise Social Networks (ESN) als Social Media-basierte Arbeitsplattformen ein oder setzen gleich auf eine gute Kombination entsprechend spezifischer Apps. Neue Technologien ermöglichen dabei den Austausch auf verschieden Ebenen mit unterschiedlichen Medien und über eine Vielzahl von Kanälen. Die Kommunikation und ein Wissensaustausch können mit einzelnen oder mehreren Personen über Text, Bild, Video oder Audio, ganz oder teilweise öffentlich, aber auch privat stattfinden. Studien zeigen, dass durch den Einsatz von ESN die Produktivität von interaktiv tätigen Mitarbeitern um 15 bis 25 Prozent gesteigert werden kann. Direkte Kosten für zum Beispiel Reisen können minimiert werden, Mitarbeiter fühlen sich informierter und zufriedener und die Produktivität von wissensbasierten Arbeiten wird gesteigert. Die Arbeitszeit fließt nicht mehr in aufwendige Recherchen, sondern vielmehr in die Entwicklung von Innovationen. Dadurch entsteht dem Unternehmen ein deutlicher Wettbewerbsvorteil.

Nachteile, Risiken, Grenzen
Unternehmen, die bereits ESN eingeführt haben, sehen die größten Nachteile in den Veränderungswiederständen der Mitarbeiter, gefolgt vom Betreuungsaufwand, der mit einem solchen System einhergeht. Die meisten Wiederstände kommen dabei aus dem mittleren Management. Ohne eine firmeneigene ESN-Austauschplattform greifen Mitarbeiter jedoch auf bereits bestehende Netzwerk-Plattformen wie Whatsapp oder Facebook zurück, mit dem Risiko, dass möglicherweise firmeninterne Daten nicht mehr ausreichend geschützt sind.

Erfolgsfaktoren
Bei der Befragung von Unternehmen im Zuge dreier Studien, die von der Hochschule Macromedia 2013, 2016 und 2019 durchgeführt wurden, hat sich gezeigt, dass gerade in kleineren Unternehmen mit Mitarbeiterzahlen von 50-250 die interne Social Media-Kommunikation eine besonders große Rolle spielt. Eine flache Hierarchiekultur in Unternehmen bietet eine gute Basis für die ESN-Akzeptanz bei Mitarbeitern. Wichtig sind jedoch auch ein offener Umgangsstil sowie klare Richtlinien für die Netzwerkkommunikation. Zudem sollten Vorgesetzte die Anregungen und Wünsche ihrer Mitarbeitenden aufnehmen und berücksichtigen. Der entscheidende Schlüssel für eine erfolgreiche Nutzung von internen Social Media sind zum einen kulturelle und strategische Aspekte, aber vor allem Vertrauen und eine systematische Evaluation. Führungspersonen beteiligen sich an der internen Kommunikation, lassen offen Fragen zu, setzen sich persönlich mit den Mitarbeitern auseinander, informieren regelmäßig und äußern sich zu aktuellen Entwicklungen, übertragen Aufgaben beispielsweise der systematischen Evaluation und setzen sich mit Kritik auseinander. Dadurch wird das Vertrauen in interne soziale Medien sowie generell in Social Cooperation in Bezug auf das Unternehmensmanagement aufgebaut und es entsteht eine Wechselwirkung, die zur erfolgreichen Weiterentwicklung des Unternehmens aber auch des einzelnen Mitarbeiters beiträgt.

Kontakt zu Prof. Dr. Holger Sievert über: h.sievert@macromedia.de; Instagram: @profsiev

Die Kölner Wissenschaftsrunde bedankt sich bei Prof. Dr. Sievert für seinen interessanten Vortrag.